Длительность контракта: краткосрочный
Крайний срок: 15 августа, 2012 г.
Исходная информация
Восточноевропейское и Центральноазиатское Объединение ЛЖВ (ВЦО ЛЖВ) получил грант ЕС для укрепления влияния сообщества ЛЖВ посредством эффективных партнерских и адвокационных усилий и для улучшения доступа к своевременному, комплексному, качественному лечению, уходу и поддержке для детей и взрослых, живущих с ВИЧ в регионе Восточной Европы (ВЕ). У этого проекта региональный подход и он концентрируется на следующих странах: Молдова, Беларусь, Армения, Азербайджан, Грузия, Россия и координируется офисом Секретариата ВЦО ЛЖВ в Киеве. Одной из основных целей проекта является укрепление и поддержка организационного и технического потенциала сетей ЛЖВ на национальном, а также региональном уровнях (Секретариат в Киеве). В рамках этой цели ВЦО ЛЖВ планирует разработку стандартного операционного руководства (ОР) для определения и стандартизации ключевых бизнес процессов всех членов ВЦО ЛЖВ.
Цели задания
ВЦО ЛЖВ ищет эксперта по разработке операционного руководства (ОР) для определения и стандартизации ключевых бизнес процессов всех членов ВЦО ЛЖВ, путем введения стандартизированных операционных процедур, позволяющих руководить ежедневной работой Секретариата ВЦО ЛЖВ. Дополнительно, эксперт проведет адаптацию разработанного руководства к нуждам определенной страны в сотрудничестве со страновыми организациями и под прямым руководством и наблюдением исполнительного директора ВЦО ЛЖВ и менеджера по проекту ЕС.
Объем работы
Эксперт пересмотрит операционные руководства и процедуры или разработает новые там, где их еще нет, и объединит эти элементы в одно комплексное Операционное руководство ВЦО ЛЖВ, которое будет соответствовать международным стандартам.
А именно:
- Рассмотрит отчет по оценке потребностей в укреплении потенциала членов ВЦО ЛЖВ, разработанный Curatio Int Consulting Ltd в 2011.
- Соберет и проанализирует дополнительную информацию, как этого требует мандат ВЦО ЛЖВ, а также организационную структуру; обязанности и мандат каждой страны-члена ВЦО ЛЖВ.
- Рассмотрит, обновит и завершит существующие руководства и процедуры и представит их в одном документе Операционного Руководства (ОР), который будет помогать ВЦО ЛЖВ/партнерам в странах с реализацией мероприятий и эффективным менеджментом.
- Операционное руководство должно включать, но не ограничиваться следующим:
- Миссия организации.
- Структура организации и ее руководство (методы управления и менеджмента должны быть четко указаны).
- Управление человеческими ресурсами: персонал, занятый на полный рабочий день, найм персонала, адаптация, зарплаты и пособия, оценка производительности, развитие потенциала персонала, нематериальное поощрение, и т.д. Все формы и шаблоны, которые будут использованы во время реализации кадровой политики (личные досье сотрудников, контрольный список для найма персонала, шаблон для оценки персонала и т.д.)
- Корпоративная политика поездок: общие требования, местные & международные поездки, отчетность, политика использования корпоративного транспорта.
- Финансовый менеджмент: составление смет, финансовый учет, предоставление отчетности внутреннему и внешнему аудиту, управление активами и поддержание правильных систем внутреннего контроля, перечисление финансирования, обмен валюты, для того, чтобы соответствовать международным стандартам финансового менеджмента и отвечать требованиям доноров.
- Закупка: продуктов, работ, услуг, краткосрочных консультаций, повседневных покупок. Руководство должно содержать все формы и шаблоны тендерной документации, тендерной оценки и заключение контрактов.
- Коммуникации: ИОК материалы, СМИ, коммуникации с донорами и другими заинтересованными сторонами.
- Порядок действий в чрезвычайных ситуациях & план восстановления после бедствия.
- Создание черновика операционного руководства и отправка исполнительному директору ВЦО ЛЖВ и менеджеру проекта ЕС для согласования и получения комментариев.
- Создание и подача финальной версии ОР в установленные временные рамки.
Чрезвычайно важно провести эту оценку коллегиально для обеспечения полноценного участия и понимания вовлеченных сотрудников, а также партнеров в целевых странах; также должен учитываться опыт, более зрелых, на данный момент, организаций (Украина и Россия).
Ожидаемый результат:
- Единое полное и четкое Операционное руководство для секретариата ВЦО ЛЖВ — простое, практичное и дружественное к пользователю, стимулирующее сотрудников применять руководство, включая шаблоны и формы, которые используются в ежедневной работе.
- Использование ОР Секретариата как шаблона, шесть ОР приведены в соответствие со специфическими потребностями целевых стран (Армения, Азербайджан, Грузия, Беларусь, Россия и Молдова). Все вышеперечисленные аутпуты должны быть произведены на русском и/или английском языках, в зависимости от требований определенной страны.
Продолжительность и ожидаемые места командировок:
- Приблизительно 20-22 дней в сентябре — декабре 2012 г.
- Это задание не предполагает командировок.
Необходимые навыки и квалификация:
- Диплом экономиста, финансиста, специалиста в области управления персоналом или смежных гуманитарных наук.
- Не менее 5 лет опыта работы в сфере развития/наращивания потенциала, управления программами, персоналом и знание различных механизмов развития потенциала для НПО или международной организации (-ций).
- Отличные коммуникативные навыки.
- Готовность эффективно работать в мультикультуральной среде.
- Свободный русский и английский.
- Обязателен опыт работы в регионе Восточной Европы.
- Опыт работы с сообществом ЛЖВ рассматривается как преимущество.
Процедура подачи заявки:
Кандидаты, чья квалификация соответствует требованиям, должны прислать свою заявку Нете Величко: neta@ecuo.org
Ваша заявка должна содержать:
- Сопроводительное письмо объясняющее, почему вы являетесь самым подходящим кандидатом на эту должность.
- Резюме, включая прошлый опыт работы в подобных проектах и контактные данные людей, к которым можно обратиться за рекомендацией.
- Финансовое предложение— должно включать разбивку по количеству предполагаемых рабочих дней и Вашу суточную ставку.
Независимые эксперты будут оцениваться на основе кумулятивного анализа, учитывая квалификацию эксперта и его/ее финансовое предложение.
